Zgłoszenie zgonu i uzyskanie aktu zgonu

Pierwszym krokiem jest uzyskanie karty zgonu (potwierdzenia zgonu) od lekarza.

Kto wystawia kartę zgonu:

• Lekarz, który leczył osobę zmarłą w ostatniej chorobie
• Lekarz, który stwierdził zgon — jeśli lekarz prowadzący jest niedostępny
• W szpitalu — lekarz dyżurny lub lekarz prowadzący
• W domu — lekarz rodzinny (POZ) lub lekarz nocnej pomocy lekarskiej

Co zawiera karta zgonu:

• Dane osobowe zmarłego
• Datę, godzinę i miejsce zgonu
• Przyczynę zgonu

Karta zgonu jest bezpłatna i powinna być wystawiona niezwłocznie po stwierdzeniu zgonu.

Zgon należy zgłosić w urzędzie stanu cywilnego (USC) właściwym dla miejsca zgonu — w ciągu 3 dni od dnia zgonu.

Kto może zgłosić zgon:

• Małżonek lub najbliższa rodzina zmarłego
• Osoba zamieszkała w lokalu, w którym nastąpił zgon
• Pełnomocnik jednej z tych osób
• Zakład pogrzebowy działający na zlecenie rodziny

Co zabrać do USC:

• Kartę zgonu wystawioną przez lekarza
• Dowód osobisty osoby zgłaszającej (do okazania)
• Dowód osobisty osoby zmarłej (zostanie unieważniony)

Urzędnik sporządzi akt zgonu i wyda 1 bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu.

Jeśli zgon nastąpił za granicą, zagraniczny akt zgonu należy wpisać (transkrybować) do polskiego rejestru stanu cywilnego.

Jak to zrobić:

1. Uzyskaj akt zgonu wydany przez zagraniczny urząd
2. Przetłumacz akt przez tłumacza przysięgłego na język polski
3. Złóż wniosek o transkrypcję w dowolnym USC w Polsce (lub za pośrednictwem konsula RP)
4. USC wpisze zagraniczny akt do polskiego rejestru i wyda polski odpis aktu zgonu

Opłata:

• 50 zł — opłata skarbowa za transkrypcję aktu

Transkrypcja trwa do 7 dni roboczych (lub dłużej, jeśli wymagana jest weryfikacja dokumentów).

Po rejestracji zgonu USC wydaje 1 bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu. Jeśli potrzebujesz więcej odpisów:

Rodzaje odpisów:

• Odpis skrócony — najczęściej wystarczający (do ZUS, banku, ubezpieczyciela)
• Odpis zupełny — zawiera pełne dane, potrzebny rzadziej (np. do spraw spadkowych)

Opłaty za dodatkowe odpisy:

• Odpis skrócony — 22 zł
• Odpis zupełny — 33 zł

Odpis możesz uzyskać osobiście w dowolnym USC lub online przez gov.pl (z Profilem Zaufanym).

Po rejestracji zgonu w USC numer PESEL osoby zmarłej jest automatycznie dezaktywowany w rejestrze PESEL. Nie musisz składać osobnego wniosku.

Co się dzieje automatycznie:

• Wymeldowanie z adresu pobytu stałego lub czasowego
• Unieważnienie dowodu osobistego
• Dezaktywacja numeru PESEL

Co musisz zrobić samodzielnie:

• Poinformować ZUS o zgonie (w celu wstrzymania świadczeń i ustalenia prawa do zasiłku pogrzebowego)
• Poinformować urząd skarbowy (złożenie ostatniego zeznania PIT za zmarłego)
• Zamknąć lub przepisać konta bankowe i umowy

Po zgłoszeniu zgonu i uzyskaniu aktu zgonu warto rozpocząć formalności spadkowe.

Podstawowe kroki:

1. Ustal krąg spadkobierców — na podstawie testamentu lub ustawy (małżonek, dzieci, rodzice)
2. Złóż oświadczenie o przyjęciu lub odrzuceniu spadku — masz na to 6 miesięcy od dnia, w którym dowiedziałeś się o powołaniu do spadku
3. Uzyskaj potwierdzenie nabycia spadku — u notariusza (akt poświadczenia dziedziczenia) lub w sądzie (stwierdzenie nabycia spadku)
4. Złóż zeznanie podatkowe SD-Z2 (zwolnienie z podatku od spadku dla najbliższej rodziny) — w ciągu 6 miesięcy od uprawomocnienia się postanowienia sądu lub sporządzenia aktu notarialnego

Opłaty:

• Akt poświadczenia dziedziczenia u notariusza — ok. 50–150 zł netto + VAT
• Stwierdzenie nabycia spadku w sądzie — 100 zł (opłata sądowa)